भोजराज सिंह पंवार
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संपादक भोजराज सिंह पंवार शुजालपुर से-- शाजापुर, 16 जनवरी 2024/ आयुक्त कोष एवं लेखा श्री ज्ञानेश्वर बी पाटिल के निर्देशानुसार एवं संचालक डॉ. राजीव सक्सेना के मार्गदर्शन तथा कलेक्टर सुश्री ऋजु बाफना के नेतृत्व में जिला कोषालय शाजापुर में विगत सप्ताह से ही ई-आफिस प्रारंभ हो गया है, अब सभी प्रकार का पत्राचार ऑनलाईन हो सकेगा। वरिष्ठ कोषालय अधिकारी श्री जी.एल. गुवाटिया ने जिले के सभी कार्यालय प्रमुखों से ई-आफिस के माध्यम से पत्राचार करने का अनुरोध किया है। वरिष्ठ कोषालय अधिकारी श्री गुवाटिया ने जानकारी देते हुए बताया कि कार्यालय के सभी अधिकारियों एवं कर्मचारियों के एनआईसी के मेल एडरेस बनाये जा चुके है तथा संचालनालय स्तर से सभी की मेपिंग का कार्य पूर्ण हो चुका है। अब कोषालय के सभी पत्राचार एवं नस्ती संबंधी कार्य ई-आफिस के माध्यम से ही होगा। उन्होंने बताया कि ई-आफिस ई-मेल जैसा ही है, सिर्फ अंतर इतना है कि इसमें ई-नोटशीट भी लिखी जा सकेगी जो स्थाई रिकार्ड के रूप में होगी। उन्होंने बताया कि उनके द्वारा शाखा लिपिक से सहायक कोषालय अधिकारी एवं सहायक कोषालय अधिकारी से कोषालय अधिकारी के लॉगिन पर ई-फाईल भेजकर परीक्षण कर लिया गया है। अब इसे धीरे-धीरे सामान्य व्यवहार में लाया जायेगा एवं पेपर वर्क बिल्कुल ही बंद कर ई-आफिस के माध्यम से ही पत्राचार करेंगे। पेपर वर्क कम होगा वरिष्ठ कोषालय अधिकारी श्री गुवाटिया ने बताया कि अब ऑफिस में नोटशीट का मूवमेंट ऑनलाईन होगा। इस सिस्टम की सबसे बडी बात यह है कि रिकॉर्ड सेव रहेगा और उसमें किसी प्रकार का बदलाव नहीं हो सकेगा। पेपर वर्क भी कम होगा। साथ ही इससे काम का लोड भी कम होगा। अभी यह सिस्टम है वरिष्ठ कोषालय अधिकारी श्री गुवाटिया ने बताया कि किसी प्रकार के निर्देश या पत्र प्राप्त होने पर अधिनस्थ कर्मचारी मेन्युअल नस्ती प्रस्तुत करते है। इसके बाद फाईल एक टेबल से दूसरी टेबल पर भेजी जाती है। इसमें समय लगता है, नोटशीट भेजने के लिये एक कर्मचारी की तैनाती भी रहती है। उन्होंने बताया कि ई-आफिस प्रारंभ होने के बाद अब प्रक्रिया चेंज हो जायेगी तथा कार्यो में गति आयेगी और फाईल सीधे ई-मेल के जरिये संबंधित के पास पहुंच जायेगी। यह फायदा होगा उन्होंने बताया कि ई-आफिस प्रणाली प्रारंभ होने से सबसे बड़ा फायदा यह होगा कि एक ओर जहॉ कागज की बचत होगी, वहीं यदि किसी प्रकार की आगजनी या अन्य कोई घटना होती है तो रिकार्ड सर्वर में सेव रहेगा। जिससे रिकार्ड को किसी प्रकार की क्षति नहीं होगी तथा सभी कर्मचारियों का डेटा भी सेव रहेगा।
